電子請求書サービスとは？
電子請求書サービスとは？
電子請求書サービスとは、請求書の発行や送付・受取を電子化する事で、発送の手間や請求書の管理を効率化出来るサービスです。
このページでは電子請求書発行システムや導入の際に注意すべきことについて最大級の利用者を誇る業務改善システムをつくる株式会社エスエムエスが詳しく解説しています。
1.電子請求書のメリット
電子請求書サービスを導入する事で期待できるメリットとしては、下記の様な内容が挙げられます。
①ペーパーレスによるコストや手間の削減
請求書を電子で発行・一括送信することで、請求書の印刷・封入・送付作業や費用が軽減されます。
値上がりする郵便代や印刷する紙や印刷費用の削減はもちろんですが、封入作業や発送業務が不要になるので人件費の削減も可能です。
また、取引先から「郵送では間に合わないからFAXでほしい」という要望や「もう一度発送してほしい」という要望があった時も電子発行していると送付から受領までの時間が短縮されるため請求・支払業務が迅速化します。
②請求業務における人的ミスの削減
送付がシステム化されることで、手作業で行っていた請求データの入力ミスや請求書の誤封入リスクも低減します。また送付状況もデータ化されるので管理も楽になります。
③電子帳簿保存法への対応
発行側の電子帳簿保存法への対応は、サービス提供会社側で対応されています。請求書発行データも一元管理する事が可能になります。
電子データとして保存ができ、検索閲覧が容易ですので、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しやすい点も魅力です。
紛失や改ざんのリスクを提言されるということは『適切な電子保管』を行っているということですので、企業のコンプライアンス対応に適しています。
④テレワークなどの働き方改革
電子請求書サービスはWeb環境で業務可能なものが多く、在宅対応することも出来ます。
紙の保管スペースが不要になるため、管理コストも削減し環境にも配慮されます。
2.電子請求書のデメリット
但し、導入する電子請求書サービスによってはデメリットもあります。
①取引先から紙の請求書を希望される
取引先によっては、電子帳簿保存法の観点も含め紙の請求書を要望される場合もあります。一般的にシステムを導入して電子化できる請求書は約70%ぐらいと言われています。紙と電子、両方の管理が煩雑にならない様なサービスを選択しましょう。
②初期導入時の手間がかかる
電子化するには、受取側への説明や利用するシステムのマスタ整備が必要不可欠です。また新システムに慣れるまで業務効率が落ちる事も予想されます。導入時期は社内の繁忙期を避ける事をお勧めいたします。
③月額のコストがかかる
機能が充実した高額なサービスから小規模な企業に向けた簡易的なサービスなど、導入するサービスによってコストや機能が様々です。自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。
3.まとめ
選択するサービスや導入時期によって、コスト削減や業務効率化が大幅に違ってくる可能性があります。
選択するポイントとしては、料金形態・自社に必要な機能・電子帳簿保存法への対応・操作性・サポート・システム連携などいくつか挙げられます。
自社の課題を明確にし、会社の規模や環境・導入している請求業務システムに合った、適正な電子請求書サービスを選択しましょう。
4.よくある質問
インボイス制度や電子帳簿保存法に対応した電子請求書発行ソフトはありますか？
バックオフィス業務の中で欠かせない適格請求書の作成に対応した産廃キングなら、前受金の管理や受発注管理・配車管理、在庫管理、コンテナ貸出管理まで幅広く完結します。
売り手は発行した適格請求書の控えを自社で保存する義務があります。
また、買い手側は受領した適格請求書と帳簿の保存が義務付けられています。
適格請求書は書面での交付に代えて電子インボイスでの対応が可能です。
産廃キングから請求書データをPDFとして出力できますので、楽楽明細にアップロードすることで電子請求書に対応できます。
他にも廃棄物処理法に適した管理ソフトはありますか？
全国最大級の利用者が選んだ業務改善システムからあなたに合った管理ソフトを調べられます。
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