電子契約とは？
電子署名を付与したPDFファイルをネット経由で取り交わす契約
電子契約とは、当事者が署名・押印の代わりに電子署名または電子サインを施すことにより電子ファイルをインターネット上で取引先と書面を交わして、企業等が保有するサーバーやクラウドストレージなどに保管しておく契約方式です。
電子契約では、パソコンやスマートフォンを使い、暗号技術を応用した「電子署名」と「タイムスタンプ」を電子ファイルに施すことで、スピーディかつ安全に当事者の合意の証を残すことができます。
また電子契約というと、契約書にしか使えないイメージですが実際は請求書や申込書、発注書、さまざまな書類を契約書と同様に電子化が可能です。
※一部電子契約が認められていない契約書もありますので注意ください。
（例）「定期建物賃貸借契約」「宅地建物売買等の媒介契約書」「宅地建物売買等契約における重要事項説明時に交付する書面」などなど。
当事者型とは
当事者型：当事者型とは、契約する本人が電子署名を付与することです。
A社とB社が契約を交わすとき、A社とB社それぞれの名義になっている電子署名を付与するということになります。
当事者型を使うときは、認証サービスを取り扱う会社に本人性を証明する書類を提出し、電子証明書が格納された電子ファイルを発行してもらう必要があります。身近な例でいうと、マイナンバーカードに格納されている公的個人認証サービス「署名用電子証明書」が同じ仕組みになっています。電子署名と併用する電子証明書は、自社だけでなく相手方にも発行してもらわなければなりません。
当事者型で発行する電子証明書は、書面契約における印鑑証明書に該当するものです。
当事者型のメリットやデメリット
当事者型における最大のメリットは、法的効力が立会人型より強いことです。認証局と呼ばれる第三者機関が、厳格な審査を行って電子証明書を発行するため、文書の証拠力を大きく高められます。
一方、当事者型では契約相手にも同じ方法を導入してもらう必要があることから、相手方が当事者型の電子契約に対応できなければ利用できません。
電子証明書の発行に手間やコストがかかる点もデメリットです。電子証明書には有効期限があるため、期限が切れたら更新する必要もあります。
立会人型とは
契約をおこなう当事者ではない第三者が、当事者の指示にもとづいて電子署名を付与することです。
A社とB社が契約を交わすとき、C社という第三者の立会人が電子署名を付与することで、契約に効力をもたせます。
電子署名の際は、メール認証で本人確認をおこなうことが一般的です。メールにランダムに作成した複製不能なURLを送付し、そこからアクセスすることで本人であることを確認するのです。 なお立会人型では、サービス提供事業者が代わりに署名するのではなく、あくまで「本人」によって署名されているということに注意しましょう。
また経済産業省によれば、「電子署名が本人の意思に基づき行われたものである」場合は、電子署名法第3条の「本人による電子署名」に該当するという見解を示しています。
つまり、立会人型の電子署名であっても法的効力はあるため、契約上の問題が生じることはないということです。
立会人型の電子契約では、メール認証で本人確認を行います。メールを受信できる環境があれば、基本的にはどの企業でも立会人型を利用することが可能です。
メール認証の際に受信するメールは、第三者となる事業者から送信されます。当事者ではない第三者が電子署名を付与することで、契約に効力を持たせる仕組みです。
メールが受信可能なら利用できることから、導入のハードルが低い電子契約の方法として人気があります。取引先に大きな負担をかけることもありません
立会人型のメリットやデメリット
立会人型電子契約の大きなメリットは、多くの手間やコストをかけずに契約を結べることです。電子証明書の発行が不要であり、メールさえ受信できれば利用できます。
一方、文書作成者の厳格な確認を行わないため、本人性の客観的な証拠力は弱めです。メール認証での本人確認には、なりすましのリスクもあります。
かつて立会人型は法的効力を疑問視されていましたが、現在は立会人型にも法的効力があることを国が認めています。ただし、効力が弱い契約方法であることに変わりはありません。
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電子契約の仕組み
電子署名：公開鍵暗号方式を用いて作成者を特定
認証局が発行した「電子証明書」により電子署名を施すことで、電子文書の正当性を証明します。
電子証明書は「公開鍵暗号方式」を用いて「暗号鍵」と「復号鍵」のペアを作成し、復号鍵は取引先企業へ送信することで作成者を特定し、電子契約書の正当性を証明するものです。暗号鍵は電子文書作成者がパスワードで管理し、その鍵を基にデータを暗号化します。
取引先企業は添付された復号鍵を基にデータの復号を行うのです。
タイムスタンプ
契約が行われた日時を明確化データ通信協会の認定を受けた正確な時刻を管理する第三者機関のサーバにより、タイムスタンプが付与され契約を行った日時が正当であることを証明できるのです。
『いつ』『何を』『誰が』行ったかが重要となります。
タイムスタンプにはその時刻に電子文書が存在、それ以降は文書が改ざんされていないことを証明する役割があります。
電子契約 普及の背景
デジタル庁と新型コロナウイルス
業務のデジタル化の進展により政府も行政手続きのオンライン化を進めるとともに、ハンコを押す為に出社しなければならない状況から法解釈を改め、「脱ハンコ」を強力に後押ししている中で新型コロナウイルスの感染拡大を契機に、さまざまな契約や手続きに必要な紙の書類をインターネット上で契約を締結する電子契約に移行する動きが急速に加速。
作業とコストの大幅削減
紙とハンコで契約を締結する場合、契約書の作成・印刷・製本・押印・郵送・保管・管理などの作業に手間とコストがかかっているが、電子契約の場合、印紙税法(1967年5月31日)で課税の対象外となる為、印紙代をはじめ、紙代・インク代・ 封筒代・郵送料・人件費など大幅に削減でき、電子メールやWEBなどで取引先の企業も瞬時に内容を確認できるので契約書の作成から締結まで数分から数日でスピーディーに締結出来る所が評価されています。
電子署名法に準拠しない電子契約サービスの拡大
元々は2001年に始まった電子署名法では以下のように定められており電子契約の普及が難航していました。
『第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたものは、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。』
つまり書面の契約書と同じクオリティを保つために、電子契約においても、電子証明書の利用、相互の電子署名を要求していましたが本人だけが行えるという定義が曖昧な為、世間で普及しませんでした。
令和2年9月4日に事業者の署名鍵を用いて電子署名を施すクラウド型電子署名について、その電子署名プロセスに十分な水準の固有性が満たされていると認められる場合には、電子署名法3条により電子文書の真正な成立が推定されるという見解 が、主務官庁から公表され「電子署名法に準拠しない電子契約」の領域に踏み出したことで大きな変化が起こりました。
電子署名をしないという意味ではなく、自分や契約相手が電子証明書を用意しなくても、契約書等に電子署名を付与するのを提供するサービスが出てきたことで一気に電子契約が普及しました。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律
税法上、契約書、注文書、領収書、見積書等の取引情報に係る書面は、7年間保存する義務があります（法人税法施行規則59条ほか）。
要件を満たすことで、紙の契約書等の原本と同等に扱われ、長期保存にかかる負担を解消 できます（電子帳簿保存法10条）。
電子取引した情報は、そのままデータで保存できます。
パソコンなどで作成した帳簿・書類を、そのまま電子データで保存します。
作成したデータをプリントアウトする必要がないため、作業効率のアップとコストの削減が可能です。
図に参考例を記載しておりますが電子データで保存する場合、作成した帳簿・書類によって保存方法が違います。
・Point1
電子データを授受した取引情報の書面保存が廃止され、電子データでの保存が必須。
今回の法改正でデータを紙に出力して保管することが不可となります。
・Point2
スキャナ保存制度の要件が大幅に緩和されスキャナ保存が可能
紙文書を電子データで保存したい場合は、スキャンすれば保存可能です。
1.事実や関連性を確認できるか
電子データは簡単に改ざんできるため、データを訂正・削除した場合にその事実と内容を確認できるか、ほかの帳簿の記録と見比べた際の関連性が確認できるかなどの「真実性の確保」が必要です。
2.可視性はあるか
電磁的記録（磁気テープなど人の知覚で認識不可能な方式での記録）の保存をする場所には、次の要件が必要です。
・電子計算機やプログラム・ディスプレイ・プリンタなどの操作説明書を備え付けること
・電磁的記録がディスプレイの画面や書面にわかりやすく、速やかに出力できる状態にあること
日付、金額、取引先の3つの項目で検索できること
・記録項目や日付・金額の範囲、2つ以上の任意の記録事項の組み合わせを、検索条件に設定できること
電子契約のメリット
従来の書面契約と電子契約の作業について図を参考に比較してみましょう。
・従来の紙と印鑑での契約作業
契約合意→印鑑→製本→捺印→封入・郵送→先方捺印→先方返送→ファイリング→保管という作業が必要になります。
・電子契約の作業
契約合意→PDFアップロード→データ確認→先方合意締結→自動保管という作業になり作業時間を大幅削減することが出来ます。
契約締結までのリードタイムの短縮することによって、取引先とスムーズに契約を交わすことができます。
契約書を個人で管理せず、社内共有して管理することでスマートな契約状態の引継ぎ、属人化を防ぎ社内業務の統一にも繋がります。
次にコスト面も図を参考に比較していきましょう。
人的作業コストカット
書面契約で必要だった用紙の印刷・郵送・スキャン・保管などの事務作業にかかっていた作業を減らすことで人的にかかる間接的なコストを削減することができます。
金額的コスト削減
1書面契約あたり「人的作業コストカット」でお伝えした用紙の印刷・郵送・スキャン・保管などの作業でおおよそ500円以上がかかるといわれています。 そこにさらに印紙税が乗っかって来ます。
電子契約が可能なシステムを導入することで印刷代やレターパック代、印紙代がなどの費用が不要になり、システム費用のみに置き換えすることが出来ます。
契約書の数が多ければ多いほど比例してコストカットに繋がります。
各社最大で約80～85%の費用削減を実現したと公表している所もあるそうです。
エスエムエスの産廃ソフトを利用する場合
契約書セットから産業廃棄物処理委託契約書をExcel出力できますのでPDF形式に変換していただき各社電子契約システムにアップロードいただくことで対応可能となります。
産廃キングから請求書データをPDFとして出力できますので後は株式会社ラクス様の楽楽明細にアップロードすることで電子請求書に対応可能となります。
お問合せ先
・電子契約システムの参考比較サイト
・詳しくは国税庁のホームページをご覧ください。
・電子帳簿等保存制度におけるご相談窓口